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Parlo · Case Study

Die richtige Ärztin, in Ihrer Sprache, zum frühesten echten Termin.

Arzttermine für Deutschland, gedacht rund um die Sprache: eine Ärztin finden, die Ihre Sprache spricht und Ihre Versicherung nimmt, zum frühesten echten Termin. 2019 habe ich das Design eines Buchungsmarktplatzes geleitet; 2026 habe ich ihn für Deutschland als funktionierenden Prototyp für Patienten, Ärzte und Praxen neu gebaut, mit KI.

Rolle: Lead Product Designer
Zeitraum: 2019 · neu gedacht 2026
Unternehmen: Plattform für Arzttermine
Standort: Berlin, Deutschland
Team: 2019: Lead Designer des Marktplatzes. 2026: Konzept, Flows, Designsystem und Prototyp, allein mit KI

Ergebnisse

Research
User Flows
Prototyp für drei Rollen
Designsystem

Live-Demo Designsystem

Parlo-Startseite: Guten Morgen, Anna, Arzt finden, Suche, beliebte Fachrichtungen — Suche, in Ihrer Sprache

Hausärzte in Kreuzberg: jede Karte zeigt den Arzt, Annas Sprachen und die frühesten buchbaren Zeiten — Der früheste echte Termin zuerst

Push und Karte mit einem früheren Termin: morgen 09:00, noch 29:59 Minuten zum Annehmen — Ein freier Termin, angeboten

Rollen in einem Kalender: Patient, Ärztin, Praxis: 3
gesprochene Sprachen als Suchkriterium, nie als Flaggen: 10
um einen abgesagten Termin von der Warteliste zu übernehmen: 1 Tipp
Anrufe, um einen abgesagten Termin neu zu vergeben: 0

Überblick

Einen freien Termin finden ist gelöst. Eine Ärztin, die einen versteht, nicht.

Arzttermine online buchen ist in Deutschland normal: Filter nach Versicherung, Erinnerungen und Wartelisten sind Standard. Für die vielen Menschen, die nach Berlin gezogen sind, liegt die Schwierigkeit woanders. Ein Besuch hilft nur, wenn die Ärztin Dinge in einer Sprache erklären kann, die man versteht, und genau das behandelt der übliche Buchungsablauf als Fußnote.

2019 war ich Lead Designer eines Marktplatzes für Arzttermine, der Patienten, Ärzte und Kliniken auf einer Plattform zusammenbrachte. Wir haben Patienten und Praxispersonal interviewt und den Buchungsablauf mit ihnen getestet. Was sich bewährt hat, wurde zum Kern dieses Projekts: buchbare Zeiten direkt in den Suchergebnissen, getrennte Bewertungen für Ärztin und Praxis, ein Kalender für die ganze Praxis.

2026 habe ich diese Ideen nach Deutschland gebracht und alles neu gebaut: Marke, Flows, Interface und Designsystem. Mit KI als Partner beim Bauen entstand ein funktionierender Prototyp, in dem drei Rollen einen Kalender teilen und jede Änderung für alle zugleich gilt.

Für wen

Anna, 32
Vor zwei Jahren nach Berlin gezogen. Gesetzlich versichert. Englisch und Russisch, etwas Deutsch. Bucht für sich und ihre Tochter Mia.
Eine Hausärztin, die Englisch spricht, nahe Kreuzberg, diese Woche.
Omar, 41
Ingenieur, gesetzlich versichert, Englisch und Arabisch. Hat einen Facharzttermin in drei Wochen.
Jeden früheren Termin, ohne jeden Morgen in der Praxis anzurufen.
Sabine, Praxismanagerin
Leitet den Empfang für drei Ärzte. Lebt im Kalender und am Telefon.
Weniger Anrufe, keine leeren Stühle nach Absagen, ein Tag, der sagt, was zu tun ist.
Dr. Emre Aydın, Hausarzt
Spricht Deutsch, Türkisch und Englisch. Sieht 15 bis 20 Patienten am Tag.
Wer als Nächstes kommt, warum und in welcher Sprache, bevor die Tür aufgeht.

Research

Das Buchen war gelöst. Sprache und verlorene Termine nicht.

Ich bin von den Ergebnissen unserer Research von 2019 ausgegangen und habe sie am deutschen Kontext geprüft: zwei Versicherungssysteme, Überweisungen, strenge Regeln für Gesundheitsdaten und viele internationale Einwohner. Die Lücken lagen nicht im Buchungsformular, sondern davor und danach.

01Die Sprache entscheidet, ob ein Besuch hilftPatienten wählen eine Ärztin, mit der sie reden können, doch Sprachen stehen tief im Profil, wenn überhaupt.
02Versicherung und Überweisung verwirren NeueGesetzlich oder privat, welcher Facharzt braucht eine Überweisung: Fragen im falschen Moment.
03Der früheste Termin versteckt sich im ProfilListen sortieren nach Bewertung oder Entfernung; die Zeit, zu der man wirklich kann, kostet drei Tipps und einen Anruf.
04Abgesagte Termine bleiben leerJemand sagt um 20 Uhr ab, jemand anderes wartet drei Wochen auf dieselbe Ärztin. Niemand verbindet beides.
05Der Empfang lebt am TelefonBuchungen, Verschiebungen und Absagen kommen per Telefon, und der Kalender zeigt Status statt Aufgaben.
06Ärzte treffen Patienten unvorbereitetDen Anlass des Besuchs oder dass jemand lieber Englisch spricht, erfährt die Ärztin erst im Raum.

Pain Points nach Rolle

Patienten

•Schwer, eine Ärztin zu finden, die meine Sprache spricht und meine Versicherung nimmt
•Der früheste Termin ist versteckt
•Ein frei gewordener Termin bleibt für mich unsichtbar

Praxen

•Das Telefon klingelt den ganzen Tag
•Absagen hinterlassen leere Stühle
•No-Shows und Verspätungen sprengen den Tag

Ärzte

•Wenig Kontext zum nächsten Patienten
•Planänderungen ziehen sich durch den ganzen Tag

Define

Ziele

Patienten

•In unter einer Minute eine Ärztin finden, die meine Sprache spricht und meine Versicherung nimmt
•Den frühesten echten Termin bekommen, und einen früheren, wenn einer frei wird

Praxen

•Weniger Anrufe für Buchen und Verschieben
•Abgesagte Termine neu vergeben
•Weniger No-Shows

Ärzte

•Auf einen Blick wissen, wer als Nächstes kommt und warum

Prinzipien

01
Der früheste echte Termin zuerst
In der Ergebnisliste schlägt Zeit die Bewertung. Die Karte bucht mit einem Tipp.
02
Sprache ist überall sichtbar
Als Wörter und Kürzel, nie als Flaggen: Flaggen sind Länder, keine Sprachen.
03
Dem Personal sagen, was jetzt zu tun ist
Der Praxistag beginnt mit „Erfordert Aufmerksamkeit“, nicht mit einem Raster aus Links.
04
Ein Kalender, drei Ansichten
Eine Änderung gilt sofort für Patient, Ärztin und Empfang.
05
Einwilligung ist ausdrücklich und widerrufbar
Patienten sehen, welche Praxen ihre Daten haben, und können sie zurückziehen.

Zuerst habe ich eine Absage durch alle drei Rollen kartiert.

Das Szenario, das das Produkt beweist: Anna sagt ab, Omar auf der Warteliste bekommt den Termin, der Empfang greift nie zum Telefon, der Arzt sieht Omars Kurzinfo, und die Praxis zählt einen geretteten Termin mehr. Jeder Screen des Prototyps dient einem Schritt darin.

Flow: Patient A sagt Donnerstag 9:00 ab; die Plattform gibt den Termin frei und aktualisiert den Kalender für alle; steht jemand auf der Warteliste, geht das Angebot an den ersten Treffer nach Arzt, Versicherung und Sprache; Patient B bekommt einen Push mit 30 Minuten Zeit; ohne Annahme geht es an die nächste Person, sonst ist Patient B mit einem Tipp gebucht und der alte Termin frei. Der Empfang sieht „Von der Warteliste besetzt“ ohne Anruf; der Arzt sieht den neuen Patienten in „Mein Tag“ mit Kurzinfo; nach dem Besuch bewertet Patient B mit „Spricht meine Sprache“; die Auswertung zählt einen besetzten Termin mehr. Wartet niemand, geht der Termin zurück in die öffentliche Suche. — Eine Absage wandert von einem Patienten zum nächsten, zum Empfang, zum Arzt und zurück in die Zahlen der Praxis. Seitlich scrollen oder in voller Größe öffnen.

Zentrale Entscheidungen

Sechs Entscheidungen, die das Produkt tragen.

01
Die Karte beginnt mit dem frühesten Termin
Drei buchbare Zeiten auf jedem Ergebnis. Die erste ist koralle: die eine Farbe, die „am frühesten“ bedeutet.
02
Sprache ist ein gespeicherter Filter, als Wörter
Anna stellt Englisch und Russisch einmal ein. Jede Karte sagt, welche davon die Ärztin spricht.
03
Für jedes Familienmitglied buchen
Ein Menü statt Tabs: funktioniert für ein Kind oder fünf Angehörige, jeweils mit eigener Versicherung.
04
Einwilligung vor dem ersten Besuch, widerrufbar
Eine neue Praxis sieht nichts, bis der Patient zustimmt, und die Liste der geteilten Daten steht direkt daneben.
05
Ein freier Termin wird angeboten, nicht ausgehängt
Abgeglichen nach Arzt, Versicherung und Sprache, mit 30 Minuten zum Annehmen. Kein Aktualisieren, kein Anrufen.
06
Die Rückfrage am Vortag lebt in der Karte
„Kommen Sie morgen?“ steht im Termin selbst, mit einem klaren Ja und einem leisen Ausweg.

Zentrale Flows

Vier Abläufe, von Anfang bis Ende klickbar.

Patient

Finden und buchen

Suche nach Fachrichtung, Beschwerde oder Name; Ergebnisse beginnen mit dem frühesten echten Termin; die Buchung hat drei oder vier kurze Schritte, das Konto entsteht im Ablauf, die Einwilligung nur bei einer neuen Praxis.

User Flow ansehen

Jeder Tag, jede Zeit

Buchungsschritt 1: für wen und welche Besuchsart — Wer und welche Art

Gebucht: morgen 10:00, in den Kalender, Route — Gebucht, mit nächsten Schritten

Patient

Verwalten, warten, bewerten

Verschieben oder absagen ohne Anruf; auf die Warteliste für einen früheren Termin; am Vortag bestätigen, Verspätung melden, einchecken; danach Ärztin und Praxis getrennt bewerten, mit Gründen als Chips.

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Termindetail: Zeit ändern, früheren Termin bekommen, Ort, Anlass, absagen — Alles zu einem Besuch

Familie: Anna und Mia mit Versicherung und Sprachen, Für Mia buchen — Ein Haushalt, ein Konto

Arzt

Mein Tag

Der nächste Patient oben mit Zeit, Sprachen und Anlass; eine Kurzinfo vor dem Besuch; starten, abschließen, Folgetermin anstoßen. Verschiebt sich der Tag, informiert ein Tipp den Empfang und die Wartenden.

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Mein Tag: nächste Patientin Ines Vogel mit Sprachen und Anlass, darunter der Tagesplan — Wer kommt, und warum

Kurzinfo: Omar Khalil, Erstbesuch, von der Warteliste, Sie sprechen beide Englisch — Die Kurzinfo vor der Tür

Planung: geblockte Zeit mit 5 betroffenen Patienten, der Empfang verschiebt sie — Zeit blocken, sicher

Praxis

Den Tag führen

„Heute“ beginnt mit dem, was Aufmerksamkeit braucht: Anfragen, geblockte Zeiten, Verspätungen. Der Kalender zeigt alle Ärzte nebeneinander; Telefonbuchungen brauchen drei Felder; Verschieben benachrichtigt die Patienten im selben Schritt.

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Praxis „Heute“: Erfordert Aufmerksamkeit mit vier Karten, Zähler und der Tag für drei Ärzte — Heute: was jetzt zu tun ist

Kalender mit Omar Khalils 09:00, markiert als von der Warteliste besetzt — Von der Warteliste, ohne Anruf

Telefonbuchung: bestehender oder neuer Patient, Arzt, Datum, Besuchsart — Eine Telefonbuchung in drei Feldern

Konflikt lösen: drei Patienten mit neuen Zeiten, „3 verschieben und benachrichtigen“ — Verschieben und informieren, auf einmal

Ebenfalls kartiert und gebaut

Onboarding der Praxis
Registrierung, Verifizierung, Leistungen, Ärzte einladen, eine Checkliste bis die Praxis in der Suche live ist.
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Patientenkonto
Versicherung, Familie, Sprachen als Standardfilter, Benachrichtigungen, Datenschutz mit Download und Löschen.
User Flow ansehen

Die Praxis

Derselbe Kalender, vom Empfang aus gesehen.

Auswertung: 7 Termine diese Woche von der Warteliste besetzt, No-Show-Quote, Auslastung, neue Patienten nach Sprache, Bewertungen — Auswertung: Nachbesetzung, No-Shows, Sprachen

Ärzte und Leistungen: Sprachen, Besuchsarten, Versicherungsregeln, nimmt neue Patienten — Ärzte, Leistungen, Sprachen

Team und Rollen: was Praxismanagement, Empfang und Ärzte dürfen — Rollen und Rechte

Bewertungen mit Grund-Chips und öffentlichen Antworten — Bewertungen mit Gründen

Schwierige Zustände

Die Screens, die niemand plant, geplant.

Kein Arzt passt zu allen Filtern, mit der nächsten Lösung: Ärzte mit Englisch im Umkreis von 3 km zeigen — Kein Treffer: die nächste Lösung

Offline: gespeicherte Termine bleiben sichtbar, Buchen geht wieder, sobald man online ist — Offline, trotzdem nützlich

Die Startseite auf Deutsch: Guten Morgen, Anna, Arzt finden — Deutsch, gleichwertig

Ergebnisse auf Deutsch: Hausärzte, Frühester Termin, Spricht Englisch — Lange Wörter, kein Überlauf

Designsystem

Eine Token-Datei steuert App, Web und Storybook.

Markengrün für das Eigene, Ausgewählte und die Navigation; Koralle, aus dem Punkt im Logo, nur für „am frühesten“; alles andere bleibt Tinte und Grau, damit Farbe ihre Bedeutung behält. iOS-Schriftskala mit Inter, Instrument Sans für die Wortmarke. 35 Komponenten und Patterns leben in Storybook, zusammen mit den echten Screens, aus denen sie stammen.

•Sprachen als Kürzel und Namen, nie als Flaggen
•Status immer mit Icon und Text, nie nur mit Farbe
•Text-Tokens für jede Statusfarbe, damit Text in Hell und Dunkel WCAG AA erfüllt
•Eine Icongröße pro Rolle in einer Zeile, 44-Punkt-Touch-Ziele, tabellarische Ziffern für Zeiten

App-Icon: das Zeichen auf Weiß, ruhig zwischen bunten Gesundheits-Apps und auch klein gut lesbar.

Das Parlo-Zeichen: ein „p“, dessen Innenraum eine Sprechblase ist, mit einem Korallpunkt. Reden ist das Produkt.

Parlo-Grün#0F6B5C· aus dem LogoMarke, Auswahl, Navigation, der Kopf der Startseite
Koralle#E4704F· aus dem LogoDer früheste Termin. Sonst ist nichts koralle
Bestätigt#1E7F4BStatus: bestätigt, erledigt, alles gut
Wartend#B8740AStatus: angefragt, verspätet
Angebot#2D62B8Wartelisten-Angebote und Hinweise

Storybook: Farb-Tokens mit Live-Kontrastprüfung nach WCAG — Tokens mit Live-Kontrastprüfung

Storybook: das Pattern DoctorResultCard mit Controls — Patterns mit echten Daten

Storybook: das Pattern CalendarGrid mit allen Terminstatus — Der Praxiskalender als Pattern

Storybook: AppointmentCard mit der Rückfrage am Vortag — Jeder Zustand einer Komponente

Startseite im dunklen Theme — Start, dunkel

Ergebnisse im dunklen Theme — Ergebnisse, dunkel

Profil, dunkel

Termine im dunklen Theme — Termine, dunkel

Designsystem öffnen

Validierung

Wie ich es geprüft habe.

Der Prototyp ist die Spezifikation, also habe ich den Prototyp getestet, nicht die Mockups.

Das Hero-Szenario, durchgehend
Über alle drei Rollen ab frischem Laden durchgeklickt: Absage, Angebot, Annahme, von der Warteliste besetzt, Kurzinfo, Besuch, Bewertung, Auswertung. Der Zustand ist geteilt, zwischen den Screens wird nichts vorgetäuscht.
Jeder Sonderfall per Link
13 Szenarien öffnen direkt über eine URL: Angebot, besetzt, Verspätung, Konflikt, kein Treffer, offline, Onboarding, leer. Reviews und Demos starten jedes Mal im selben Zustand.
Kontrast in Hell und Dunkel
Farb-Tokens sind in beiden Themes gegen WCAG 2.1 AA geprüft; Statusfarben haben eigene Text-Tokens, wo die Fläche für Text zu hell war.
Deutsch auf jedem Screen
Jeder Screen auf Deutsch auf Überlauf und Abschneiden geprüft. Lange Komposita und längere Labels haben mehrere Layouts geformt.

Ergebnis

Was heute existiert.

Rollen in einem klickbaren Szenario, mit einem gemeinsamen Kalender

30+

Screens auf Smartphone und Web, in Hell und Dunkel

Komponenten und Patterns, dokumentiert in Storybook

Szenarien, per Link erreichbar

Oberflächensprachen: Englisch und Deutsch

Screens, für diese Case Study automatisch aus dem Prototyp aufgenommen

Woran wir merken, dass es funktioniert

Ziele, die mit Pilotpraxen für den Start festgelegt werden, keine Ergebnisse.

Zeit von der Suche bis zum gebuchten Termin
Der früheste Termin auf der Karte und Buchen ohne separate Registrierung sollten das schnell machen
Ziel< 2 Min.
Abgesagte Termine, von der Warteliste neu besetzt
Passende Angebote mit 30 Minuten Zeit statt eines leeren Stuhls
Ziel50 %
Buchungen und Verschiebungen ohne Anruf
Telefonzeit ist der größte Aufwand am Empfang
Ziel70 %
No-Show-Quote
Rückfrage am Vortag, Verspätung melden und Check-in in derselben App
Ziel−30 %
Bewertungen mit „Spricht meine Sprache“
Das Versprechen des Produkts, gemessen in den Worten der Patienten
ZielErfasst

Erkenntnisse

Drei Dinge, die mich dieses Projekt gelehrt hat.

01
Sprache ist ein Feature, kein Filter
Sobald die Sprache auf jeder Karte stand, abgeglichen mit dem Patienten, konnte der Rest des Ablaufs gewöhnlich bleiben. Ein Merkmal, überall gezeigt, hat das Produkt verändert.
02
Die Übergaben gestalten, nicht die Screens
Am schwierigsten war der Raum zwischen den Rollen: eine Absage, die zum Termin von jemand anderem wird, ohne dass irgendwer irgendwen anruft.
03
KI hat die Arbeit vom Bild zum Verhalten verschoben
Mit KI zu bauen hieß, Timing, geteilten Zustand und Sonderfälle zu testen, statt sie zu beschreiben. Die Frage wurde von „sieht es richtig aus“ zu „verhält es sich richtig“.

Selbst ausprobieren

Im Live-Prototyp zwischen Patient, Arzt und Praxis wechseln, das Wartelisten-Szenario durchspielen oder das Designsystem lesen.

Live-Demo Designsystem

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